Cuando se habla de potestad disciplinaria, se hace referencia a la autoridad que posee un empleador para aplicar medidas correctivas, ya sea una amonestación escrita o verbal, una suspensión o incluso un despido.
Por otra parte, la prescripción puede considerarse como una sanción para la persona que tiene un derecho, pero no lo ejecuta en un periodo determinado, lo cual le impide ejercerlo una vez cumplido un plazo establecido por la ley.
“El instituto jurídico de la prescripción negativa se ha establecido como uno de los modos de extinción de las obligaciones y, para que opere, basta el transcurso de determinado tiempo, sin que el titular del derecho lo haya reclamado, al ejercer la respectiva acción. Acerca de este instituto, esta Sala se ha pronunciado en múltiples ocasiones en el siguiente sentido: “En materia laboral, el instituto jurídico de la prescripción negativa establece que, en general, las obligaciones se extinguen con sólo el transcurso del tiempo previsto por el ordenamiento jurídico, cuando quien tiene a su haber el derecho exigible, no lo ejerce dentro del plazo legalmente establecido” (Resolución 1543-2018 de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia de las 09:50 del 7 de setiembre del 2018).
La finalidad de dicha figura es buscar la seguridad jurídica, o dicho de otra forma, la certeza acerca de una determinada situación o condición.
En Costa Rica, el plazo con el que cuenta el patrono para sancionar las falta que cometa el trabajador se encuentra regulado en el artículo 414 del Código de Trabajo, el cual indica:
“Sin perjuicio de lo que establezcan las disposiciones especiales sobre el plazo de prescripción, los derechos y las acciones de los empleadores o las empleadoras para despedir justificadamente a los trabajadores o las trabajadoras, o para disciplinar sus faltas, prescribirán en el término de un mes, que comenzará a correr desde que se dio la causa para la separación o sanción o, en su caso, desde que fueran conocidos los hechos causales”.
Por lo anterior, es necesario realizar una distinción entre las faltas de mera constatación y las faltas ocultas. Las primeras se relacionan con situaciones notorias y evidentes (por ejemplo, una llegada tardía o una ausencia), mientras que las segundas hacen referencia a hechos que pueden permanecer ocultos del empleador hasta que por algún motivo, ya sea un estudio o una denuncia, ingresan a la esfera de su conocimiento.
Dicha diferenciación es de gran relevancia, pues el plazo de un mes para sancionar las faltas de mera constancia iniciará desde el momento en que se cometió la falta, mientras que para las faltas ocultas el tiempo iniciara a partir de que el empleador tenga conocimiento efectivo y certeza acerca de la falta que cometió el trabajador.
Incluso podrían darse casos en los cuales sería necesario un estudio profundo o auditoria para determinar la responsabilidad del trabajador ante una falta cometida, como sería por ejemplo un manejo indebido de activos. En este caso, el plazo para aplicar medidas disciplinarias empezaría a correr con la finalización del estudio o auditoría realizada.
“Luego, debe partirse de que es desde el conocimiento efectivo de las faltas por parte del empleador (a) cuando debió empezar a correr el término de la prescripción para sancionar al (la) trabajador (a). En razón de lo anterior, se tiene que la auditoría se realizó para determinar la “situación irregular presentada con la recuperación de facturas de crédito en la Sucursal de Lácteos de San Carlos”. Esa investigación, según se consignó ahí, se inició a partir del correo remitido por el Jefe Financiero de esa sucursal, a efecto de que se esclareciera un hecho sospechoso, a saber: “…que los clientes de crédito de la zona de Zarcero empezaran a atrasarse en sus pagos, ya que en ese momento mantenían un muy buen registro de pagos” (folio 119). Esto llevó a los personeros de la auditoría a visitar la sucursal el día 13 de febrero, sitio en que “Se verificó documentalmente la información enviada vía correo electrónico por el Jefe Financiero de la Sucursal indicada... / Se analizó el comportamiento histórico de los cobros a los clientes de crédito de la zona de Zarcero, efectuados por el agente de ruta y cobrador en referencia./ Obtuvimos en forma escrita la declaración sobre los hechos sucedidos por parte del Sr. RFR” (véase folios 120 a 121), concluyendo en su informe que: “…el caso detectado por la administración de la Sucursal de San Carlos es un típico hecho de aprovechamiento indebido de fondos que no son propios (jineteo de fondos), realizado por el Sr. RFR, el cual se llevó a cabo según su declaración por perdida involuntaria del dinero, hecho que no podemos comprobar. Por lo anterior, concluimos que la persona citada estuvo utilizando de manera inapropiada y fraudulenta dineros que le pertenecen a la Cooperativa” (folio 122), circunstancia por la que recomendó a la Gerencia General de la cooperativa que “la Sub-dirección de Ventas Regional Sur y Costa Rica en coordinación con la Dirección de Capital Humano proceda de inmediato a aplicar la sanción disciplinaria correspondiente al Sr. RFR, dado la falta que cometió y coordine con la Sub-Dirección Financiera la forma como se va a recuperar el dinero que el Sr. RFR está adeudando actualmente a la Cooperativa” (folio 122). Ese informe tenía fecha de 23 de febrero de 2009 (informe N° 2009-045, folios 119 a 122) y, como consecuencia de este, el director de Comercialización y el director de Capital Humano de la accionada adoptaron la medida de despedir al actor a partir del 23 de marzo de 2009, lo cual le fue comunicado a este en esa misma data (23 de marzo del 2009), según consta en oficio N° DCHD #41 visible a folio 39, por lo que resulta evidente que el despido se dispuso dentro del plazo previsto en el numeral 603 trascrito. Véase, efectivamente que fue con los datos arrojados por la auditoría que los personeros de la accionada se enteraron del contexto real de los hechos denunciados por el Director Financiero de una de las sucursales de la demandada” (Resolución: 2012-1126 de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia de la 10:45 horas del 12 de diciembre de 2012) (El resaltado no consta en el original).
Una vez transcurrido el plazo de un mes ya indicado, cualquier medida disciplinaria, desde una amonestación hasta un despido, sería considerada como injustificada; por ello, antes de proceder a aplicar cualquier medida disciplinaria se recomienda validar la fecha en que se tuvo conocimiento acerca de los hechos.
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