Sobre el pago de viáticos
El viático es una compensación que los empleadores les conceden a los trabajadores por los gastos en que estos han incurrido durante el cumplimiento de las funciones encomendadas cuando estas se desarrollan fuera del centro de trabajo. Entre ellas se incluyen la alimentación, el hospedaje y el transporte.
La Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia lo ha definido de la siguiente forma:
...Se ha considerado que, el viático, surge cuando se está ante un suplemento retributivo, ante una compensación, que el patrono abona al trabajador para que éste haga frente a los desembolsos originados por el alejamiento transitorio de su residencia, siempre que deba efectuar una diligencia, comisión o encargo en nombre de la empresa de la que dependa./ ... / El viático genuino comprende tanto los gastos de viaje como los mayores desembolsos por alimentación y demás, cuando ese traslado es imperativo, impuesto por la empresa, por razón del servicio que el trabajador debe prestar. Cuando éste debe viajar para prestar, por orden de la empresa, una tarea determinada, deben compensársele los gastos originados por dicho motivo; entonces la empresa debe darle, a prevención de tales gastos, una suma, que se denomina viático, y de la cual tiene que rendir cuentas el trabajador (Guillermo Cabanellas, citado en resolución 2005-617 de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia de las 09:35 del 20 de julio del 2005).
Si bien en muchas ocasiones dicho reconocimiento por gastos es concedido como una forma de hacer atractivo (a nivel comercial) un determinado puesto de trabajo, lo cierto es que las empresas deben tener mucho cuidado con la forma en que reconocen esta retribución. En muchas ocasiones, y como una forma de simplificar el pago de viáticos, las compañías tienden a suprimir de sus procesos la presentación de facturas o comprobantes de pago, y asignan un monto fijo que es cancelado mes a mes junto con el salario del colaborador, como compensación de gastos.
Dicha práctica desnaturaliza la figura del viático, pues al no existir una necesidad de presentar facturas para justificar los gastos incurridos por el trabajador, los montos fijos concedidos dejan de ser compensatorios por gastos y pasan a formar parte del salario del trabajador.
En ese sentido, el máximo órgano en materia laboral ha indicado:
Esta Sala en reiteradas ocasiones ha indicado que, para que un determinado beneficio se pueda considerar salario en especie, en primer término, debe tener carácter retributivo, una contraprestación por la fuerza laboral, debiendo ser apropiada para el uso personal del trabajador y su familia, de manera que le reporte un beneficio económico estable y reiterado durante la relación laboral y que, de no existir este, el trabajador hubiese tenido que procurárselo por sus propios medios. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no toda retribución de dinero concedida al trabajador puede estimarse como salario; dado que existen retribuciones que no tienen tal carácter salarial, sino más bien, se trata de otros devengos extrasalariales, que para la doctrina tienen naturaleza indemnizatoria o de compensación de suplidos. (Al respecto, pueden consultarse IGLESIAS CABERO, Manuel, El complemento extrasalarial de las indemnizaciones o suplidos, Estudios sobre el salario, Madrid, Editorial ACARL, 1993, pp. 583-606 y SAMPEDRO GUILLAMON, Vicente, Percepciones Extrasalariales, Estudios sobre la ordenación del salario, Valencia, 1976, pp. 325-350). De tal manera, sólo tiene carácter salarial, el viático fijo e invariable que, el trabajador, percibe sin cargo de rendir cuentas y con plena independencia de los gastos efectivos del viaje; lo cual no se dio en el caso que nos ocupa (véase la prueba que consta a folios 121 a 124). Por ende, al haberse efectuado esos pagos con el objeto de reintegrar los gastos variables, en que incurría el actor en el normal desarrollo de sus labores, no constituyen salario, pues no se dieron como contraprestación de su trabajo, más bien, están dentro de lo que en doctrina se ha denominado como pagos indemnizatorios o compensatorios (resolución 2015-1269 de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia de las 09:35 del 18 de noviembre del 2015).
El hecho de que los montos fijos no sujetos a comprobación de gastos que son concedidos por las empresas a sus trabajadores sean considerados parte del salario implica que estos deben ser contemplados para el cálculo de prestaciones laborales y reportados ante la seguridad social. De lo contrario, podría enfrentar procesos judiciales y administrativos.
Así las cosas, y para evitar futuros inconvenientes, se recomienda a las empresas que reconocen el pago de viáticos a sus trabajadores evitar la asignación de montos fijos no sujetos a comprobación, así como contar con una política clara de compensación de gastos, la cual establezca los rubros que serán compensados y el mecanismo para su reconocimiento. Este último debería incluir la presentación de facturas y comprobación de rutas, de tal forma que se compense de manera efectiva y exacta el gasto incurrido por el trabajador en el ejercicio de sus funciones.
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