En el vertiginoso mundo empresarial actual, el término “compliance" ha ganado un protagonismo indiscutible. Aunque para muchos puede sonar como una palabra de moda, su relevancia es profunda y su correcta implementación puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa
¿Qué es el “Compliance” y por qué es importante?
El término compliance proviene del inglés y su traducción más cercana al español es "cumplimiento". Sin embargo, limitarlo a esta simple definición sería subestimar su verdadero alcance. El compliance se refiere al cumplimiento no solo de la ley, sino de un conjunto amplio y diverso de normas, políticas internas y estándares éticos. Involucra todo lo relacionado con el respeto y la adherencia a las normativas fiscales, civiles, penales y administrativas que rigen el entorno en el que opera una empresa.
Según la especialista Adriana Peralta, el compliance es un sistema de gestión que permite identificar riesgos para mitigar y prevenir el incumplimiento de la normativa de aspectos laborales, financieros y morales. (Para mayor conocimiento sobre el tema, se puede visitar el siguiente enlace).
En otras palabras, no se trata solo de cumplir con la ley, sino de hacerlo de manera correcta, eficaz y ética. Este enfoque no solo protege a la empresa de sanciones legales, sino que también fortalece su reputación y garantiza su sostenibilidad a largo plazo.
¿Quién es responsable del compliance en una empresa?
Una pregunta común es: "¿Quién debe encargarse del compliance en una empresa?". La respuesta no es sencilla, ya que el compliance no es responsabilidad exclusiva de un solo departamento. A menudo, se piensa que los departamentos de finanzas, recursos humanos o el departamento jurídico deben liderar esta tarea. Sin embargo, el compliance es un proceso transversal que involucra a toda la organización. El cumplimiento normativo abarca múltiples áreas: contratación, finanzas, aspectos fiscales y tributarios, producción, y más. Por lo tanto, requiere un enfoque colaborativo.
Cada departamento tiene un papel que desempeñar en el cumplimiento normativo. Por ejemplo, el departamento legal se asegurará de que las políticas de contratación estén alineadas con la legislación vigente, mientras que el departamento de finanzas deberá garantizar que las prácticas contables y fiscales cumplan con las normativas correspondientes.
Identificación y gestión de riesgos: El corazón del compliance
Las empresas operan en entornos complejos y diversos, donde los riesgos pueden surgir de múltiples fuentes. Por ejemplo, una política de recursos humanos que discrimine por edad podría estar en conflicto con las leyes laborales. Consideremos una empresa que establece que ningún trabajador mayor de 65 años recibirá la renovación de su contrato laboral, excepto si pueden acceder a un seguro específico. Esta política podría ser vista como discriminatoria y podría violar la normativa costarricense.
Además, los riesgos pueden surgir en áreas menos obvias. Por ejemplo, algunas empresas podrían tener empleados que, debido a sus creencias o cultura, no reconocen ciertos comportamientos como acoso laboral, aunque socialmente se consideren inapropiados. Comentarios despectivos, miradas lascivas o bromas de mal gusto pueden no solo dañar la moral del equipo, sino también exponer a la empresa a demandas legales.
El compliance actúa como una herramienta para identificar estos riesgos, evitarlos y, en caso de que ocurran, corregirlos de manera oportuna. No se trata solo de cumplir con la normativa vigente, sino de anticiparse a los problemas y actuar proactivamente para evitarlos.
El primer paso en un programa de compliance efectivo es realizar una radiografía exhaustiva de la empresa, creando un mapa de riesgos que identifique las áreas más vulnerables. Sin embargo, este análisis no puede ser genérico; debe ser tan específico como un traje a la medida. Cada empresa tiene características únicas, y su mapa de riesgos debe adaptarse perfectamente a su tamaño, industria, y particularidades normativas. Al igual que un traje bien confeccionado, este enfoque personalizado garantiza que el compliance sea verdaderamente efectivo, abordando los riesgos específicos de la empresa con precisión y eficiencia.
El libro blanco del compliance: una guía esencial
En 2017, se publicó el "libro blanco del compliance”, siendo este una guía que ofrece un marco para que las empresas desarrollen sus programas de compliance. En dicha obra, y de interés, se destaca la importancia de considerar las normativas internacionales, no solo las nacionales. Por ejemplo, las empresas deben estar al tanto de los derechos humanos y las normativas laborales internacionales, como las establecidas por la Organización Internacional del Trabajo (OIT). (Para mayor conocimiento sobre el libro blanco, se puede visitar el siguiente enlace).
Adaptación a los Cambios: Un proceso dinámico
El mundo está en constante cambio, y con él, las normativas y expectativas sociales. Esto significa que las empresas deben adaptarse continuamente. La capacitación del personal es fundamental para asegurar que todos estén al tanto de las últimas normativas y sepan cómo aplicarlas en su día a día. Además, es crucial revisar y ajustar regularmente las políticas internas para mantenerse al día con los cambios legales y sociales.
En un mundo donde las redes sociales pueden amplificar un error corporativo en cuestión de minutos, las empresas deben ser especialmente cuidadosas, lo que subraya la importancia de tener políticas claras y actualizadas.
Más que una obligación, una necesidad estratégica
Aunque el compliance no es una obligación legal en todas las jurisdicciones, es esencial para la competitividad y sostenibilidad de las empresas. Las compañías que adoptan programas de compliance efectivos no solo protegen su reputación y evitan sanciones legales, sino que también pueden acceder a mejores oportunidades de mercado, como la posibilidad de cotizar en bolsa o establecer alianzas con socios estratégicos.
En Costa Rica, el tema del compliance está ganando terreno, aunque todavía hay mucho por hacer. Países como México y Colombia ya han avanzado significativamente en este campo, y es crucial que las empresas costarricenses sigan su ejemplo para mantenerse competitivas a nivel regional e internacional.
El compliance es mucho más que un conjunto de reglas; es una filosofía que ayuda a las empresas a operar de manera ética, eficiente y sostenible. Al adoptar una cultura de compliance, las empresas pueden evitar reprocesos, reducir desperdicios y protegerse contra riesgos que, si no se gestionan adecuadamente, podrían mermar su competitividad y éxito a largo plazo.
En el Bufete Godínez y Asociados, hemos incursionado en este campo, ofreciendo asesoría especializada para ayudar a las organizaciones a implementar y gestionar sus programas de compliance de manera efectiva. El compliance no es solo una herramienta para evitar problemas; es una inversión en el futuro de la empresa.
En Bufete Godínez y Asociados, somos expertos en asesoría empresarial en derecho laboral en Costa Rica. Nuestro equipo de abogados especializados está preparado para brindarle el mejor apoyo legal para la gestión de asuntos laborales de su empresa. ¿Busca orientación legal personalizada? Haga clic aquí para obtener más información y agendar una consulta con nuestros profesionales.