El artículo 69 del Código de Trabajo establece una serie de obligaciones para los empleadores, entre ellas el proporcionar a sus trabajadores las herramientas necesarias para ejecutar sus labores:
Fuera de las contenidas en otros artículos de este Código, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los patronos:
d) Dar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerles tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que el patrono haya consentido en que aquéllos no usen herramienta propia;
Por su parte, el trabajador tiene el deber de utilizar de forma responsable las herramientas que le son suministradas, de forma tal, que los equipos que le son entregados se conserven en óptimo estado:
Fuera de las contenidas en otros artículos de este Código, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los trabajadores:
c) Restituir al patrono los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se les faciliten para el trabajo; es entendido que no serán responsables por deterioro normal ni del que ocasione por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa construcción;
Así las cosas, queda claro que las herramientas de trabajo deben ser proporcionadas por el empleador, salvo pacto en contrario y el ser entregadas para la ejecución de sus labores, el trabajador es un depositario de estas, quien deberá utilizarlas de forma responsable y devolverlas cuando ya no sean necesarias.
En la actualidad los empleadores se ven en la necesidad de proporcionar a sus trabajadores teléfonos celulares, computadores o equipos tecnológicos, en general. Ahora bien, el hecho de que dicho equipo sea propiedad del empleador, no quiere decir que los datos en dichos equipos sean siempre propiedad de este.
Al respecto, no se puede perder de vista que el artículo 24 de la Constitución Política, establece una protección especial a las comunicaciones:
Se garantiza el derecho a la intimidad, a la libertad y al secreto de las comunicaciones. Son inviolables los documentos privados y las comunicaciones escritas, orales o de cualquier otro tipo de los habitantes de la República (…).
En ese sentido la Sala Constitucional ha establecido que si bien una determinada herramienta de trabajo es propiedad del empleador, esto no lo faculta para ingresar a revisar, entre otras comunicaciones, los correos electrónicos o los documentos privados almacenados en dicho medio, sin consentimiento del trabajador.
“A partir de esa fecha, el Ministro recurrido ordenó el respaldo de toda la documentación que constaba en la computadora de la amparada e impidió que ésta tuviera acceso a los archivos y comunicaciones almacenados en su disco duro con el fin de garantizar la continuidad de las funciones que ésta ejercía. Con ello estima la Sala que se ha quebrantado el artículo 24 de la Constitución Política. En primer término, es preciso señalar que el correo electrónico y los documentos electrónicos almacenados en la computadora que utilizaba la recurrente, aunque sea un bien público, están protegidos por el derecho fundamental al secreto de las comunicaciones y nunca podría realizarse un control de los mismos con garantías inferiores a las establecidas por el mencionado precepto. Asimismo, el hecho que la computadora sea propiedad del Ministerio de Comercio Exterior, no significa que la amparada haya renunciado completamente a la garantía de inviolabilidad de las comunicaciones privadas, por cuanto, como se indicó anteriormente, la garantía del derecho fundamental no depende de la titularidad del medio sino que es independiente de la titularidad del soporte (En este sentido, puede verse la sentencia del Tribunal Europeo de Derechos Humanos de 24 de agosto de 1998 No. 872/1997, caso Lambert c. Francia). Los trabajadores no renuncian a la esfera de privacidad y a la protección de datos por ejercer una función pública, sino que, por el contrario, esperan legítimamente encontrar allí un grado de privacidad, ya que en él desarrollan una parte importante de sus relaciones con los demás. En otros términos, la circunstancia que al funcionario o empleado se le suministre un equipo para el cumplimiento y ejercicio de sus funciones –de propiedad de la Administración o empleador-, no excluye que el mismo sea soporte de información confidencial o personal cubierta por el secreto o reserva de las comunicaciones y, en general, por el derecho a la intimidad. Este derecho debe, no obstante, conciliarse con otros derechos e intereses legítimos del empleador – sea público o privado -, en particular, su derecho a administrar con cierta eficacia, y sobre todo, su derecho a protegerse de la responsabilidad o el perjuicio que pudiera derivarse de las acciones irregulares de los trabajadores o funcionarios”. (Sentencia 15063-2005 de la Sala Constitucional del 1 de noviembre de 2005).
Esta protección comprende, por consiguiente, únicamente la información personal del trabajador.
“(…) V. Sobre el caso concreto. Este Tribunal ha reconocido ampliamente la protección que merece el derecho a la intimidad y, específicamente en lo que interesa, las garantías que se ofrecen para salvaguardar la intimidad y la inviolabilidad de la correspondencia que de aquella se deriva, y que alcanza de manera directa a las comunicaciones de carácter privado que puedan encontrarse almacenadas en los equipos que el patrono suministre a sus empleados para el cumplimiento y ejercicio de sus funciones (véanse, en particular, las Sentencias Nº 2005-015063, 2008-015332, y 2018-004835). En el presente asunto, la recurrente reclama que se le denegó el acceso a la información de índole personal que se encontraba almacenada en la computadora que utilizaba en el ejercicio de sus funciones, pues considera que no se puede disponer de la información personal ni suprimirla, sin concederle una previa oportunidad al colaborador de obtener un respaldo; y acota que requiere esa información para poder acudir a la jurisdicción laboral. Del estudio de los autos esta Sala constata la acusada violación al derecho a la intimidad de la amparada. Se tiene por demostrado que, previo a proceder con la terminación de la relación laboral, la empresa le requirió a la recurrente que disfrutara su período de vacaciones desde el 25 de setiembre de 2019, y dado que la prestación de servicios quedaría suspendida, se le requirió que hiciera entrega de la computadora que le había sido asignada en la empresa, a efecto de resguardar dicho equipo en un escritorio bajo llave. Dicha llave quedó en poder de quien era su jefe inmediato, quien salió del país desde el 28 de setiembre y, a la fecha, no ha regresado. A pesar de que, tras el despido acaecido el 02 de octubre de 2019, se procuró coordinar con la tutelada el acceso a dicho equipo, para lo cual incluso se contrataron los servicios de un cerrajero el día 18 de octubre de 2019; lo cierto es que no se logra demostrar que se haya permitido a la tutelada accesar a la información que reclama. Al respecto, se impone advertir que desde el momento de la terminación, era procedente el acceso a la información personal de la tutelada en el equipo de marras,y si los accionados sabían que el equipo estaba custodiado bajo llave, podía haberse coordinado -desde ese momento- la asistencia del cerrajero que luego contrataron. La empresa debe permitir el acceso supervisado y limitado a los documentos personales almacenados en la computadora que le había sido asignada a la recurrente, pues es sabido que el equipo designado para el cumplimiento y ejercicio de las funciones de los funcionarios es, a la vez, soporte de información confidencial o personal cubierta por el secreto o reserva de las comunicaciones y, en general, por el derecho a la intimidad(véase el voto Nº 2006-017380) (…)”. (Resolución 23057-2019 de la Sala Constitucional del 22 de noviembre de 2019, el resaltado no consta en el original)
En consecuencia, eso no quiere decir que el trabajador tenga un derecho ilimitado para sustraer del equipo de la empresa, cualquier documento que se encuentre almacenado, por lo que a la vez que se le garantiza el acceso a su información personal, la empresa puede y debe adoptar las medios que aseguren el respecto de los datos confidenciales.
“Lo anterior, no puede ser interpretado en modo que toda la información que se encuentra dentro del correo electrónico institucional, discos externos y ordenador en cuanto herramientas de trabajo –propiedad de la empresa- puestas a disposición por el patrono, sean de propiedad exclusiva del trabajador y deba serle facilitada –tal y como pretende el recurrente- pues aquella información en la que exista una vinculación con el giro normal de actividades de la empresa, como por ejemplo, información relacionada con sus clientes o datos sensibles de las actividades de la empresa, no puede ser tomada como información de carácter personal que sea cubierta por lo dispuesto en el artículo 24 constitucional”. (Resolución 15332-2008 de la Sala Constitucional del 10 de octubre de 2008).
En consecuencia, al momento de finalizar la relación laboral, el trabajador deberá indicar si tiene documentos o archivos personales en algún medio de soporte informático propiedad de la empresa y ésta deberá brindarle la facilidad de hacer una copia de los mismos, procediéndose a su posterior eliminación.
En ese sentido, el trabajador podría facilitar esta labor si elabora y comunica a la empresa una lista con archivos que desea recuperar. En su defecto, personal de la empresa podría coordinar una reunión con el trabajador para que de forma conjunta se constaten los archivos que se desean sustraer del equipo, y una vez verificado el carácter personal de los mismo, entregarlos. Asimismo, para evitar posibles reclamos, esta práctica debe ser documentada mediante una bitácora, en la cual conste el consentimiento de las partes, así como los archivos solicitados como los entregados.
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